Arbeitszeugnisse verfassen und interpretieren

Fällt das Wort „Arbeitszeugnis“, sträuben sich bei vielen Arbeitgebenden die Haare. Alle können Geschichten erzählen, wie in Zeugnissen die Wahrheit verdreht wurde oder Fehlinterpretationen vorprogrammiert waren. Unser Experte Thomas Schwarb klärt auf.

Beim Arbeitszeugnis handelt es sich um eine Urkunde im rechtlichen Sinn. Die Arbeitgebenden beurkunden darin die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie die Leistungen und das Verhalten der Mitarbeitenden (OR 330a). Wegen seines Urkundencharakters muss das Arbeitszeugnis den vier nachstehenden Grundsätzen in absteigender Priorität folgen (vgl. Brühwiler, 1996):

• Grundsatz der Wahrheit: Das Arbeitszeugnis hat in erster Linie wahr zu sein.
• Grundsatz der Vollständigkeit: Das Zeugnis hat alle Angaben zu enthalten, die zur Würdigung des Gesamtbildes des Arbeitsverhältnisses und der Persönlichkeit der Arbeitnehmenden notwendig sind.
• Grundsatz der Klarheit: Das Arbeitszeugnis muss klar formuliert sein.
• Grundsatz des Wohlwollens: Das Arbeitszeugnis soll, entsprechend seinem Zweck, das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmenden zu schützen, grundsätzlich wohlwollend formuliert sein.

Es bleibt festzuhalten, dass insbesondere der Grundsatz der Wahrheit bei der Zeugniserstellung entscheidend ist. Die anderen Grundsätze sind diesem nachgeordnet, wobei der Grundsatz des Wohlwollens nur dann zum Tragen kommt, wenn die anderen Grundsätze damit nicht konterkariert werden.
Damit wird Folgendes klar: Es ist rechtlich nicht zulässig, falsche Angaben im Zeugnis zu machen, übliche Zeugnisbestandteile wegzulassen oder unklare, mehrdeutige Formulierungen zu verwenden. Vielmehr muss das Zeugnis in der üblichen, verständlichen und einfachen Sprache am Arbeitsort (also z.B. zumeist auch nicht in englischer Sprache) verfasst sein.

Folgen bei Abweichungen
Nachweisliche Abweichungen können verschiedene Folgen haben: So können betroffene Arbeitnehmende vor Gericht eine Korrektur einklagen. Als Klagende müssen sie allerdings ihre Forderung beweisen können und eine konkrete Formulierung verlangen.
Doch auch durch ein zu gutes Zeugnis können Haftpflichtfolgen entstehen. Wird beispielsweise eine Kassiererin oder ein Buchhalter beim Diebstahl aus der Kasse erwischt oder wird ein Fernfahrer wegen Trunkenheit entlassen, so muss dies im Arbeitszeugnis erwähnt werden – schliesslich haften die Arbeitgebenden für die Richtigkeit des Zeugnisses. Und dies sowohl gegenüber den Arbeitnehmenden als auch gegenüber Dritten (z.B. den zukünftigen Arbeitgebenden). Wird also im Arbeitszeugnis eines Fernfahrers nicht erwähnt, dass er wegen wiederholter Trunkenheit am Steuer entlassen wurde, und erfolgt bei dem neuen Arbeitgebenden aufgrund der Trunkenheit am Steuer ein Unfall, so kann der neue Arbeitgebende den alten Arbeitgebenden auf Schadenersatz verklagen. Diese Schadenersatzpflicht ist bereits seit Längerem durch die Rechtsprechung bestätigt worden (z.B. BGE 101 II 69 ff. und BGE 101 II 73 E. 3b). Dementsprechend ist auch das „Wegloben“ rechtlich heikel. Wegloben bedeutet, dass demjenigen, der entlassen wer den soll, ein zu gutes Zeugnis ausgestellt wird, mit welchem er womöglich einfacher und schneller eine neue Stelle findet. Die Arbeitgebenden tun also gut daran, weder zu gute, unvollständige oder missverständliche noch zu schlechte Zeugnisse auszustellen.

Zeugniscode und -sprache
Trotz der klaren rechtlichen Anforderungen bleibt das Problem, dass die Mitarbeitenden lieber gute Zeugnisse haben und die Arbeitgebenden einen Streit vermeiden möchten. Aus diesem Grund hat sich über die Jahre eine Zeugnissprache herausgebildet, die dem ungeübten Leser den Eindruck vermittelt, es handele sich in jedem Fall um eine gute Beurteilung. Der geübte Leser jedoch merkt schnell, dass es nur eine mässige Beurteilung ist.
In einer Auswertung von über 100 solcher Code-Listen aus der Ratgeberliteratur (Schwarb 1999) hat sich allerdings gezeigt, dass die verwendeten Codes überhaupt nicht kompatibel sind. Verfasst ein Zeugnisausstellender nach der einen Code-Liste und interpretiert ein Leser anhand einer anderen Liste, ergeben sich zumeist sehr grosse Missverständnisse.
Man sieht also, dass diese Code-Listen zum einen nicht funktionieren und zum anderen dem rechtlichen Grundsatz der Klarheit widersprechen. Die vermeintlich echte Bedeutung erschliesst sich nur denjenigen, welche die entsprechende Code- Liste kennen. Dasselbe gilt auch für alle Systeme, die auf Textbausteine zurückgreifen. Solche Textbausteine beschreiben – durchaus mit Varianten, aber in abgestufter Weise – Leistungs- und Verhaltensmerkmale. Damit können nur diejenigen, die den Textbausteinkatalog kennen, mit Sicherheit sagen, ob eine Formulierung nun die beste oder zweitbeste Ausprägung bedeutet. Textbausteinsysteme, auch käufliche, die angeblich juristisch geprüft wurden, sind deshalb klar abzulehnen. Zudem könnten die Zeugnisse wegen des Verstosses gegen den Grundsatz der Klarheit sogar vor Gericht gebracht werden.

Die Lösung
Die Lösung ist eigentlich einfach: Man fasst ein Zeugnis in der üblichen Sprache ab und bezieht die Beschreibungen sowie Beurteilungen auf die ganz konkrete Person, deren Leistungen und Verhalten. Damit wird aber auch klar, dass das Zeugnis, mindestens in den Hauptteilen, von den direkten Vorgesetzten formuliert werden muss. Sie kennen schliesslich ihre Mitarbeitenden am besten und können sie dementsprechend beurteilen. Wenn ein Unternehmen einen Personalbereich hat, ist es durchaus sinnvoll, diesen vorformulierten Text im Anschluss nochmals zu prüfen und allenfalls fehlende Elemente zu ergänzen. Zudem sollte der Text auch sprachlich bereinigt werden.
Wenn der Personalbereich die Federführung bei der Zeugniserstellung hätte, wäre klar, dass dieser keine konkreten, auf die Person bezogenen Beschreibungen und Beurteilungen abgeben könnte. Daher müsste dort aufgrund von generellen Beurteilungen auf entsprechende Pauschalbeurteilungen aus Textbausteinen zurückgegriffen werden.

Inhalte eines Zeugnisses
Prinzipiell hat das Zeugnis alle Angaben zu enthalten, die zur Würdigung des Gesamtbildes des Arbeitsverhältnisses und der Persönlichkeit des Arbeitnehmenden notwendig sind. Daraus ergibt sich, dass die Länge angemessen sein und im Verhältnis zur Beschäftigungsdauer stehen sollte.
Zu unterscheiden sind zwei Varianten des Arbeitszeugnisses: das Vollzeugnis und die Arbeitsbestätigung. In Tabelle 1 ist dargestellt, welche Elemente die jeweilige Variante umfassen muss (OR Art. 330a Abs. 2). Die Arbeitsbestätigung muss also nur die Bausteine 1-3 umfassen. Diese müssen jedoch ebenso ausführlich wie im Vollzeugnis beschrieben sein. Die Baustei ne 6 und 7 sind im engeren Sinne rechtlich nicht zwingend. Im Geschäftsgebrauch sind sie aber üblich, weswegen sie daher mittlerweile ein Erfordernis darstellen.
Meistens entstehen bei der Erstellung weitere Fragen, was in den einzelnen Bausteinen detailliert aufzuführen ist. Oft betrifft dies beispielsweise lange Absenzen oder Krankheiten. Für den Entscheid, ob bestimmte Dinge ins Zeugnis aufzunehmen sind, müssen folgende Kriterien angelegt werden:

• Hat das Ereignis im Arbeitsverhältnis stattgefunden und
• ist es signifikant bzw. für spätere Tätigkeiten relevant?

Aber Achtung: Beanstandungen und negative Beurteilungen, die während des Arbeitsverhältnisses nie gesagt wurden, können nicht plötzlich erstmalig im Zeugnis geäussert werden. Umgekehrt müssen aber negative Umstände erwähnt werden, wenn sie das Arbeitsverhältnis geprägt haben.
Eine Krankheit gehört im Normalfall nicht ins Arbeitszeugnis. Sie findet quasi ausserhalb des Arbeitsverhältnisses statt. Ausnahmsweise könnte oder müsste die Krankheit jedoch erwähnt werden, wenn sie auch in Zukunft die Arbeitsleistung behindert oder gar zu Gefahren oder Schäden für Dritte führt. Ebenso finden lange Abwesenheiten (zum Beispiel Sabbaticals oder Militärdienste) ebenfalls ausserhalb des eigentlichen Arbeitsverhältnisses statt und werden in der Regel nicht erwähnt. Eine Ausnahme könnte es allerdings darstellen, wenn die Abwesenheit im Verhältnis zur Gesamtanstellung derart lange war, dass die, die das Zeugnis lesen, ohne diese Information nicht verstehen würden, wieso die Person nicht mehr leisten konnte.

Form eines Zeugnisses
Das Zeugnis muss schriftlich und sauber auf geschäftsüblichem Papier abgefasst sein und darf keine Knicke, Flecke oder sichtbare Korrekturen enthalten. Korrekturen könnten den Eindruck erwecken, dass der Arbeitnehmende selbst Änderungen daran vorgenommen hat.
Als Titel muss „Arbeitszeugnis“ oder „Zeugnis“ verwendet werden. Zusätze wie „Einschreiben“, „Kopie“ etc., die keinen direkten Bezug zum Inhalt haben, sind nicht zulässig. Es darf kein ungewöhnliches Papier (z.B. rosa) oder Format verwendet werden. Im Text darf nichts unterstrichen, kursiv gedruckt oder gefettet werden. Ausrufe-, Frage- und Anführungszeichen sind ebenfalls unzulässig. Die Adresse des Arbeitnehmenden sollte nicht auf dem Zeugnis stehen. Zum einen kann sich diese ändern und zum anderen steht diese Information nicht in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitszeugnis.
Insgesamt darf das Zeugnis durch seine äussere Gestaltung beim Leser nicht den Eindruck erwecken, dass der Arbeitgebende den Arbeitnehmenden geringschätzt. Dies wäre ein Verstoss gegen die Persönlichkeit des Arbeitnehmenden (OR Art. 328) und würde dem erwähnten Zweck, das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmenden zu schützen, widersprechen. Ebenso muss das Zeugnis von hierarchisch höherstehenden Personen unterzeichnet sein. Die Unterzeichner müssen jedoch nicht im Handelsregister eingetragen sein. Wie schon angesprochen, muss das Zeugnis in der am Arbeitsort üblichen Sprache abgefasst sein. So ist ein englischsprachiges Arbeitszeugnis bei internationalen Unternehmen bzw. Organisationen möglicherweise üblich – dennoch können die Mitarbeitenden ein Zeugnis in der jeweilig regionalen Sprache des Betriebsstandortes verlangen. Umgekehrt müssen die Arbeitgebenden die Zeugnisse nicht in andere Sprachen übersetzen.
Wichtig ist die Datierung des Zeugnisses. Eigentlich müsste das tatsächliche Ausstellungsdatum vermerkt werden. Da aber verhindert werden muss, dass Dritte ersehen könnten, dass die ausgestellte Version beispielsweise erst nach einem Rechtsstreit ausgestellt worden ist, verlangt die Rechtsprechung bei einem rechtzeitig verlangten Schlusszeugnis grundsätzlich den letzten Tag der rechtlichen Dauer des Arbeitsverhältnisses als Zeugnisdatum.

Ausblick: Lesen Sie in der nächsten Ausgabe, die am 15.02.2009 erscheinen wird, den zweiten Teil zu diesem Thema.

Thomas Schwarb
Prof. Dr. rer. pol. Thomas M. Schwarb war zehn Jahre als Informatiker im Gesundheitswesen tätig. Berufsbegleitend studierte er an der Universität Basel Ökonomie bevor er anschliessend am Institut für Betriebswirtschaft als Lehrassistent in den Bereichen Personalmanagement, Organisation & Führung in der Lehre und Forschung tätig wurde. Seit 1998 ist er als Dozent für Personalmanagement an der Fachhochschule Nordwestschweiz (Olten) in der Lehre und Forschung tätig. Seine Spezialgebiete sind Personalauswahl, Lohnsysteme, Arbeitsanalysen und -gestaltung.

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