Schwarze Zahlen am Monatsende

Kostenoptimierung auf der Trainingsfläche

Welcher Studiobetreiber kennt ihn nicht: den Drahtseilakt zwischen Kundenzufriedenheit und ökonomischer Unternehmensführung. Nur eine gute Organisation, klare Strukturen und konkrete Aufgabenverteilungen gewährleisten einen guten Service am Kunden und schwarze Zahlen am Monatsende.

Damit dieser Drahtseilakt gelingt, müssen räumliche und personelle Ressourcen des Studios optimal genutzt werden. Hier ein paar Tipps, wie Sie im Hinblick auf die Bereiche Trainingsfläche und Personal wirtschaftlicher und auch kundenorientierter arbeiten können.

Optimale Personalauslastung
Das klingt vielleicht ein wenig nach Mitarbeiterausbeute, ist aber alles andere als das. Richtig und auch wirtschaftlich gedacht ist es, die Mitarbeiterqualitäten maximal zu fördern und auch entsprechend zu nutzen. Für die Mitarbeiter bedeutet die Erweiterung ihrer Tätigkeitsbereiche selbstverständlich zusätzliche Arbeit. Das stößt nicht immer auf Gegenliebe. Gelingt es der Studioleitung jedoch, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass ihre Fähigkeiten, ihr Engagement und auch ihre Ideen ernst genommen und wertgeschätzt werden, ist es möglich, Aufgabenbereiche angemessen auszudehnen. Gegenüber dem Angestellten ist es daher sinnvoll, das „Mehr an Arbeit“ mit der Erweiterung seines Kompetenzbereiches zu begründen. Das entgegengebrachte Vertrauen schafft Motivation – auch bei weniger beliebten Tätigkeiten. Das Studiopersonal fühlt sich wertgeschätzt und mitverantwortlich. Im Idealfall kann mit innovativen Ideen neuer Schwung ins Studio gebracht werden.
Generell gilt: Wenn das Trainerpersonal nicht gerade Termine mit Kunden hat, muss es aktiv im Studio präsent sein. Trainer, die den Geräteparcours entspannt von der Theke aus beobachten, wirken unmotiviert und distanziert auf den Studiogast. Auf der anderen Seite ist es für qualifizierte Trainer auch frustrierend, nichts zu tun zu haben. Sie fühlen sich als bezahlte Statisten und ihre Gesamtleistung fällt erfahrungsgemäß ab. Deshalb sollten folgende Aufgaben an das Personal auf der Trainingsfläche herangetragen werden:
Betreuung im Trainingsbereich Regelmässige Rundgänge durch den Trainingsbereich sind Pflicht. Allerdings ist es nicht notwendig, mit jedem Gast intensiv ins Gespräch zu kommen. Eine Verweildauer von ca. 60 Sekunden ist ausreichend, es sei denn, es bedarf einer Haltungskorrektur oder Hilfestellung. Eine zu große Aufmerksamkeit kann dem Fitnessgast unangenehm sein, weil er sich beobachtet und somit gehemmt fühlt. Viel wichtiger beim Durchgehen ist es, Blickkontakt zu den Kunden aufzunehmen. Das gibt ihnen das Gefühl, dass sie vom Trainer wahrgenommen werden und ihn bei Bedarf auch ansprechen können.
Sauberkeits- und Sicherheitscheck Der Rundgang auf der Trainingsfläche sollte gleichzeitig ein Sauberkeitskontrollgang sein. Mitarbeiter müssen in die Verantwortung gezogen werden, aktiv auf Sauberkeit zu achten und auch dafür sorgen. Egal, ob Desinfektionsflaschen oder Papierspender nachgefüllt, überfüllte Mülleimer geleert oder der Staub von Pflanzen und Geräten entfernt werden müssen – die Mitarbeiter sind ausserhalb von Trainingsterminen verpflichtet, optimale Bedingungen auf der Trainingsfläche zu garantieren. Sollte es Angestellte geben, die beim Thema Putzen verächtlich die Nase rümpfen, gilt es sie unmissverständlich zu überzeugen: 

  • Der Kunde empfindet die Aufräum- und Säuberungsaktionen generell sehr positiv. Er fühlt sich gut betreut, schliesslich wird für seine Sicherheit und sein Wohlergehen gesorgt. Aber: bitte nicht direkt um den Kunden herum arbeiten!
  • Ist der Trainer auf der Trainingsfläche in Aktion, erleichtert dies die Kontaktaufnahme zu den trainierenden Mitgliedern. Der Kontakt zum Kunden ist sehr wichtig. Der Beginn eines kleinen Smalltalks ist während einer Beschäftigung einfacher als aus der "Beobachtungsposition" am Rande der Trainingsfläche.
  • Während der Arbeitszeit liegt die Verantwortung für die Trainingsfläche in allen Punkten beim Betruungspersonal. Neben der korrekten Trainingsanwesiung des Gastes müssen auch Sauberkeit und Sicherheit auf der Trainingsfläche gewährleistet werden. Dazu zählen auch das Wegräumen von herumliegenden Hanteln oder Kleingeräten sowie die Überprüfunf der Geräte auf Funktionsfähigkeit.
  • Kurz: Der Zustand des Trainingsbereiches ist genauso Trainerangelegenheit wie eine qualifizierte Beratung.

Instandhaltung der Geräte
 Die Instandhaltung der Geräte gehört ebenso in das Wirkungsfeld des Betreuungspersonals. Die Inaugenscheinnahme der einzelnen Kraft- und Cardiogeräte lässt sich sowohl bei konkreten Trainingsterminen als auch bei turnusmäßigen Rundgängen durchführen. Die Trainer sollten ihr Augenmerk z.B. auf zerschlissene Polsterungen, nicht funktionstüchtige Seilzüge oder Führungen und auch auf klappernde oder quietschende Ausdauergeräte legen.
Sollte von Kundenseite auf ein defektes Gerät hingewiesen werden, hat der Verantwortliche im Trainingsbereich dieses unverzüglich zu kennzeichnen. Kleingeräte, wie zerschlissene Gymnastikmatten oder ausgerissene Gewichtsmanschetten, sind direkt zu entfernen. Ideal ist, wenn der Schaden vom Mitarbeiter nicht nur kenntlich gemacht, sondern auch studiointern registriert wird (Studiosoftware oder Übergabebuch). Gleichzeitig ist es empfehlenswert, kleinere Reparaturen oder Bestellungen direkt in der Verantwortung der Mitarbeiter zu lassen. Hierbei muss die Studioleitung genau festgelegen, bei welchen Schäden mit wem Rücksprache gehalten werden muss und welche Reparaturen der Trainer eigenmächtig koordinieren darf. So wird nicht gleich jede „Lapalie“ zur Chefsache.
Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten klare Handlungsanweisungen in schriftlicher Form vorliegen. Sind die Telefonnummern der entsprechenden Servicedienste oder Firmen gut sichtbar und zugänglich, können schnell und reibungslos Reparaturen in die Wege geleitet und Kundenbeschwerden vermieden werden.

Kundenpflege
 Trainer sollten sowohl ihre Mitglieder als auch ihre Karteikarten kennen. Wer über die Trainingsgewohnheiten und Eigenheiten des Gastes informiert ist, kann leichter auf ihn zugehen, ihn motivieren und korrigieren. Es passiert nur allzu häufig, dass Trainingspläne unbeachtet veralten, stets im alten, gewohnten Trott trainiert wird und die Effektivität auf der Strecke bleibt. Kommt der Trainer von sich aus auf den Trainierenden zu, schlägt ihm ein Update oder auch eine Variation seines Planes vor, bewertet der Kunde dies in jedem Fall positiv, weil ihm Aufmerksamkeit entgegengebracht wird. Dieser Service sollte sowohl für Neukunden als auch für treue Stammkunden gelten.

Bekanntmachung neuer Trends
Recherche und das Wissen um neue Trends gehören ebenfalls zu den Traineraufgaben. Kunden zeigen sich angenehm beeindruckt, wenn ihnen Neuigkeiten aus der Fitnesswelt vermittelt werden. Die wichtigsten News sollten gut sichtbar am schwarzen Brett kenntlich gemacht werden oder gerne auch im Smalltalk mit Gästen erwähnt werden. Geeignete Mitarbeiter kann man auch gegen ein ansprechendes Honorar motivieren, Infoabende oder spezielle Workshops zu veranstalten. Das wertet das Ansehen des Studios auf und lässt die Eigenverantwortung und den Kontostand des Mitarbeiters wachsen. Also: ein Plus für alle Beteiligten.
Festzuhalten bleibt, dass bei optimaler Personalauslastung neben mehr Arbeit auch mehr Verantwortung auf die Mitarbeiter übertragen wird. Das Personal auf der Trainingsfläche kann seine eigenen Fähigkeiten unter Beweis stellen und diese seinen Qualitäten entsprechend sukzessive ausbauen. Die Studioleitung hingegen muss in der Lage sein, die Qualitäten des Trainerpersonals richtig einzuschätzen. Neuen Mitarbeitern muss die Chance gegeben werden, in Aufgabenbereiche hineinzuwachsen, während bewährtes Personal mit zunehmend eigenen Entscheidungsfreiräumen und Verantwortlichkeiten motiviert und honoriert werden sollte. In jedem Fall hilfreich ist die Ausarbeitung eines allgemeingültigen Arbeitsleitfadens. Darin sind die konkreten Richtlinien und Handlungsanweisungen für die Arbeitszeit auf der Trainingsfläche fixiert. Mitarbeiter, die qualifiziert sind und mehr Verantwortung übernehmen können, sollten dies in einem persönlichen Gespräch vom Chef selbst erfahren.

Optimale Geräteauslastung
In hochfrequentierten Trainingszeiten kommt es für die Mitglieder nicht selten zu unangenehmen Wartezeiten auf der Trainingsfläche. Auffällig ist hierbei, dass vor allem bestimmte Cardiogeräte überbelegt sind, während andere Ausdauermaschinen bereits Staub ansetzen. Die Erklärung dieses Stoßzeitenphänomens ist meist simpel: Viele Trainer haben bei der Erstellung von Trainingsplänen altbewährte Schemata im Kopf, die sich gerade für Einsteiger als passend erwiesen haben. Meist beginnen diese Pläne mit 10−20 Minuten Sitzfahrrad und gehen dann in allgemeinen Muskelaufbau an den entsprechenden Kraftstationen über. Ist der Trainingsgrundsatz auch richtig und sinnvoll angelegt, kommt es aufgrund fast identischer Trainingsabläufe im Geräteparcours zum „Feierabendstau“ an den Standardgeräten.
Beim Schreiben von Trainingsplänen ist den Coaches somit also öfter mal ein variabler Aufbau zu empfehlen – besonders beim Aufwärmprogramm. Denkbar ist auch, in den Plan von vornherein ein alternatives Ausdauergerät aufzunehmen – das schafft Abwechslung für den Kunden und hilft, Wartezeiten zu vermeiden. Müssen in beliebten Trainingszeiten dennoch Gäste an den Geräten anstehen, ist es an den Trainern, schnell und flexibel zu reagieren. Eine freundliche Nachfrage oder ein Blick in den Trainingsplan sollte genügen, um dem Klienten eine sinnvolle Übungsalternative anzubieten. Selbst wenn der Gast nicht auf das Angebot eingeht, wird er von dem aufmerksamen Personal angenehm überrascht sein und vielleicht zukünftig flexibler reagieren.
Eine andere Möglichkeit, längere Verweilzeiten an den Kraftstationen zu verhindern, ist die Einrichtung von Rundgängen, Trainingsstraßen oder Zirkeln. Besonders für Einsteiger empfiehlt sich diese Trainingsmethode, weil das stetige Wechseln der Geräte kurzweilig ist und sich die gerade belastete Muskelgruppe beim nachfolgenden Gerät erholen kann.
Auch schon eine sinnvolle Umgestaltung des Geräteparcours kann zur „Entstauung“ beitragen, da die Fitnessgäste ihre Standardroute verlassen müssen, neue Geräte und somit auch Trainingsalternativen entdecken. Es macht hingegen auch Sinn, über eine Modernisierung von Fitnessgeräten oder gar deren Abschaffung nachzudenken, wenn diese mangels Nutzung zu Ladenhütern avancieren.

Optimale Flächennutzung
Die Flächennutzung ist abhängig von der Zielsetzung des jeweiligen Studios. Discountstudios setzen auf Masse und versuchen, als Billiganbieter möglichst vielen Nutzern gerecht zu werden. Die Fläche wird hier nach maximalem Nutzungsvermögen optimiert, damit sich der Mindestpreis über die Masse rechnet. Das ansprechende Ambiente ist hier sekundär oder auch nur minimal umsetzbar. Premiumclubs oder auch mittelständische Fitnessstudios müssen die Flächennutzung hingegen unter anderen Gesichtspunkten betrachten. Zugestellte und überladene Geräteräume wirken auf den Kunden beengend und ungemütlich. Ist der Raum jedoch ausreichend mit Freiflächen und Sitzgelegenheiten versehen, bekommt der Trainingsraum eine gewisse Großzügigkeit. Das Schaffen von gerätefreien Zonen hat neben dem luftigen Ambiente noch zusätzliche Nutzwerte: Zum einen können die kommunikativen Mitglieder ihre Unterhaltung gemütlich in der dargebotenen Sitzecke fortführen und die Fitnessstationen werden nicht unnötig blockiert. Zum anderen können Freiflächen auch Raum für Crunchtime-Einheiten bieten. Trainer können spontan oder auch zu festgelegten Zeiten Bauchmuskeltraining mit Mitgliedern durchführen. Die 20- bis 30-Minuten-Einheit bringt Schwung und Power auf die Trainingsfläche und lichtet außerdem den Andrang an den Trainingsgeräten.
Bei der Positionierung der einzelnen Stationen ist darauf zu achten, dass sich die Fitnessmaschinen in Kommunikationsreichweite zum Nachbargerät befinden. Hier darf eine großzügige Flächennutzung nicht missverstanden werden. Der Besuch im Studio ist  bei fast allen Fitnesssportlern mit dem Wunsch nach Kontakt mit Gleichgesinnten gekoppelt. Demnach sind die Arbeitsgeräte in Abständen von etwa 1,5 Metern aufzustellen – geordnet nach Muskelgruppen oder spezifischer Ausdauerform.

Fazit Um ein Studio wirtschaftlich, effektiv und kundenorientiert zu betreiben, bedarf es in puncto Personalführung einer klaren Zielsetzung und konkret definierten Aufgabenverteilungen. Ein eindeutig formulierter Leitfaden bildet für die Mitarbeiter ein verlässliches Fundament, um effektiv und studiokonform zu arbeiten. Einheitliche Strukturen und Arbeitprinzipien bieten sowohl dem Kunden als auch den Mitarbeitern ein gewisses Maß an Sicherheit. Individuelles und kreatives Handeln der einzelnen Trainer wird dadurch nicht ausgeschlossen. Die Kunst besteht darin, alle Qualitäten der Mitarbeiter sinnvoll und angemessen einzusetzen, verborgene Fähigkeiten zu wecken und eigenverantwortliches Handeln zu fördern. So können langfristig die personellen Ressourcen ausgeschöpft, die Kundenzufriedenheit gesteigert und positive Bilanzen gezogen werden.

Kristin Beringhoff