So füllen Sie die Kursräume Ihres Centers

Es herrscht Ebbe in Ihrem Kursraum und Sie wissen nicht, warum? Oder sind Sie insgesamt zufrieden mit Ihren Kursteilnehmerzahlen, haben aber einige wenige Sorgenkinder unter den Kursangeboten und sind ratlos, was Sie tun können? Nachfolgend finden Sie eine Reihe von möglichen Gründen und bekommen Tipps, wie Sie gegensteuern können.

Ein gut konzipierter und ausgelasteter Kursbereich sorgt dafür, dass Ihre Mitglieder optimal betreut werden. In welchem anderen Bereich Ihres Studios können Sie mit einem Mitarbeiter pro Stunde (oder sogar in 30 bis 45 Minuten, je nach Kurslänge) so viele Mitglieder gleichzeitig zufriedenstellen? Gut besuchte Kurse sind für Studios also eine Chance, um Kunden dauerhaft zu binden. Bevor wir uns aber über die Gründe für „gut“ und „schlecht“ besuchte Kurse Gedanken machen können, ist es wichtig zu definieren, wann ein Kurs „voll“ und wann er nicht „voll genug“ ist.

Wie viel ist „genug“?

Wie hoch muss die Teilnehmerzahl sein, damit Sie und Ihre Kursleiter zufrieden sein können? Ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie sich gerade über niedrige Teilnehmerzahlen in einem bestimmten Kurs geärgert haben und der Kursleiter fand, dass der Kurs mit durchschnittlich sechs Teilnehmern doch richtig gut läuft, obwohl Ihr Kursraum 25 Teilnehmer fasst? Hatten Sie Ihrem Mitarbeiter denn im Vorfeld gesagt, welche durchschnittliche Auslastung Sie erwarten?
Berechnen Sie zuerst die maximale Teilnehmerzahl für alle unterschiedlichen Kursarten. Wie viele Personen können bei Kursen wie Wirbelsäulengymnastik oder Bauch-Beine-Po, in denen vorwiegend am Platz „gearbeitet“ wird, mitmachen? Wenn Sie sich nicht sicher sind, legen Sie so viele Gymnastikmatten im Raum aus, wie die- ser maximal fasst. Beachten Sie aber, die Matten so auszulegen, dass noch genügend Platz bleibt für die Aufwärmbewegungen und für einen angenehmen Abstand der Teilnehmer untereinander, so dass diese sich nicht von ihren Nachbarn bedrängt fühlen. Bei manchen geschlossenen Kursen (Rückenschule mit Krankenkassenbezuschussung) gibt es eine im Konzept festgelegte maximale Teilnehmerzahl, damit eine intensive Betreuung möglich ist. Bei Langhantelkursen ist oftmals die Anzahl der Sets der begrenzende Faktor. Prüfen Sie im Zweifelsfall auch hier, ob alle Sets zusammen mit den Steps in Ihrem Kursraum Platz haben. Dasselbe gilt für Indoor Cycling-Kurse. Bei der Kalkulation der maximalen Teilnehmerzahl für Step und Aerobic müssen Sie mehr Platz pro Teilnehmer einplanen, da die Schritte grösser sind und die Schrittkombinationen in verschiedene Raumrichtungen ausgeführt werden. Bei den Dance-Varianten ist der Platzbedarf am grössten, da die tänzerischen Schritte extrem weit ausgeführt werden.
Nachdem Sie diese Zahlen erhoben haben, entscheiden Sie, mit welcher prozen- tualen Auslastung Sie zufrieden sind, denn es ist unrealistisch, dass alle Kursarten immer hundertprozentig ausgelastet sind. Dies liegt einerseits am Inhalt des Gruppentrainings (erfahrungsgemäss spricht ein Bauch-Beine-Po-Kurs einen grösseren Teil Ihrer Mitglieder an als ein Dance-Kurs im fortgeschrittenen Level) und andererseits an der Positionierung Ihres Studios (in einem Gesundheitszentrum mit hohem Altersdurchschnitt wird Wirbelsäulengymnastik meist besser besucht als Aerobic- Kurse). In einem gut besuchten Studio können Sie die Mitgliederzahl, die Besuchshäufigkeit und die Verteilung der Check-ins über den Tag bzw. die Woche in Ihren Statistiken ablesen und diese Zahlen bei Ihren Überlegungen mit berücksichtigen. Vielleicht haben Sie sogar die Trainingsziele der Mitglieder erfasst und können so herausfinden, wie viel Prozent der Mitglieder am Vormittag mit dem Ziel „Rücken stärken“ zum Training kommen. Erweitern Sie Ihre Kursstatistik um die Spalten „Maximal mögliche Teilnehmerzahl“ (auf die jeweilige Kursauslastung), „Soll-“ und „Ist-Auslastung“ und prüfen Sie anhand der Statistik der letzten Monate, wie zufriedenstellend welche Kurse ausgelastet sind. Um Ihnen dabei zu helfen, stellen wir Ihnen ein Tool zur Kursstatistik zur Verfügung, mit dem Sie die Kursauslastung mit den gewünschten Personenzahlen vergleichen können. Das Tool kann bei uns in der Redaktion angefordert werden (siehe Kasten „E-Mail-Service“)
Setzen Sie ein Meeting mit allen Mitarbeitern fest, die Einfluss auf die Kursteilnehmerzahlen haben – also nicht nur mit den Kursleitern. Laden Sie auch alle Flächentrainer, das gesamte Rezeptionspersonal und, falls vorhanden, die Mitarbeiter der Kinderbetreuung ein, um sie über die Ist- und Soll-Auslastung zu informieren und Massnahmen zur Verbesserung zu beschliessen. Wenn Sie in Ihrem Club mit Bereichsleitern arbeiten, sollten Sie die Zielauslastung mit Ihrem Aerobic-Koordinator erarbeiten und den Bereichsleitern die Führung des Meetings überlassen.

Definieren des Kursmanuals

Was genau wird eigentlich in Ihren Bauch- Beine-Po-Kursen gemacht? Dürfen Ihre Kursleiter selbst entscheiden, ob sie ausser den „Problemzonen“ des Kurstitels auch noch eine Ausgleichsübung für den unteren Rücken anbieten? Was ist eigentlich Inhalt einer Bodyformingstunde: Low- Impact Aerobic mit Handgewichten oder Mattentraining zur Straffung der gesamten Körpermuskulatur? Setzen Sie den Standard für Ihre Kursinhalte selbst, denn wenn Kursleiter bei verschiedenen Anbietern ausgebildet wurden und in verschiedenen Studios unterrichtet haben, unterscheiden sich auch die Stundenbilder. Nehmen Sie sich die Zeit und formulieren Sie für jede Stundenart einen Ablaufplan.

Kursplan gestalten

Durch die Erarbeitung Ihres Kursmanuals haben Sie vielleicht schon gemerkt, wie viele Kurse mit ähnlichem oder gleichem Inhalt mit unterschiedlichen Namen (z.B. Bodyforming, Bodystyling und Shape your Body) im Kursplan zu finden sind. Schon allein die Entscheidung für einen Kursnamen für alle diese Stunden macht den Kursplan übersichtlicher. Viele Clubs stellen fest, dass sie eine ganze DIN-A4-Seite mit Kursbeschreibungen gefüllt haben, die selten oder gar nicht gelesen wird. Beschreibungen sollten immer so knapp wie möglich ausfallen. Machen Sie daraus einen Wettbewerb mit Ihrem Team: Wer kann den Kurs mit 1-2 Sätzen für Kunden verständlich und treffend beschreiben? Viel wichtiger als der Inhalt der Kurse ist doch aber, welche Trainingsziele die Mitglieder Mitglieder damit erreichen können. Auf dem Kursplan sollte auf den ersten Blick erkennbar sein (farblich oder durch ein Symbol gekennzeichnet), welches Trainingsziel in welchem Kurs erreichbar ist.
Der Kursplan ist meist ein wichtiges Marketingtool für die Mund-zu-Mund- Propaganda und sollte daher immer professionell aussehen. Erstellen Sie zwei (bis maximal vier) Pläne pro Jahr, um den saisonalen Veränderungen (im Sommer weniger Kurse im Raum, sondern mehr Outdoorprogramme usw.) gerecht zu werden. Legen Sie den Kursplan rechtzeitig aus und informieren Sie Mitarbeiter und Mitglieder über die Änderungen zum vorhergehenden Plan.

Auswahl der Kursleiter

Ein gutes Kursprogramm steht und fällt mit den Kursleitern. Meist wird aber erst dann ein neuer Kursleiter gesucht, wenn ein anderer bereits abgesprungen ist. Für die Auswahl bedeutet diese Zeitnot, dass neue Kursleiter oft nur auf Grund von Empfehlungen, ohne langes Vorstellungsgespräch und komplett ohne Einarbeitung engagiert werden. Der Studioleiter bzw. Aerobic-Koordinator ist auf die Zusage eines Kursleiters angewiesen und in einer schlechten Verhandlungsposition. Sorgen Sie dafür, dass Sie ständig neue Kursleiter suchen, um sie bei Eignung in Ihre Vertretungsliste aufzunehmen. Müssen Sie dann eine Stunde neu besetzen, können Sie aus einem Pool von Trainern auswählen.
Bevor Sie einen Kursleiter in diese Liste aufnehmen, sollten Sie ein persönliches Vorstellungsgespräch durchführen, in dem Sie auch alle Ihre Erwartungen an den Kursleiter nennen. Fügen Sie doch einfach Ihrem Kursmanual eine erste Seite mit allgemeinen Hinweisen hinzu, die Sie Punkt für Punkt mit dem neuen Bewerber durchgehen. Sie erwarten, dass ein Kursleiter 15 Minuten vor Kursbeginn im Studio ist, auch um den Infoordner zu lesen, während der Stunde auf aktuelle Aktionen und Aktivitäten hinweist und noch mindestens zehn Minuten nach Kursende für die Teilnehmer da ist? Das sollte Ihr Bewerber wissen und akzeptieren, sonst ist eine erfolgreiche Zusammenarbeit nicht möglich. Vergessen Sie nicht, ihm Ihre Sollauslastungszahlen zu nennen. Natürlich ist es wichtig, sich die Aus- und Fortbildungsnachweise des Bewerbers zeigen zu lassen. Noch wichtiger ist allerdings eine „Kostprobe“ seines Könnens. Besuchen Sie eine Kursstunde oder vereinbaren Sie eine kostenfreie Probestunde in Ihrem Studio, bei der Sie mitmachen – oder noch besser: zusehen und Ihren Beurteilungsbogen ausfüllen. Damit Ihnen die Beurteilung des Trainers leichter fällt, können Sie bei uns einen Beurteilungsbogen, der zehn wichtige Kriterien enthält, anfordern.
Bestehen Sie bei Probestunden in Ihrem Club von Anfang an auf die Einhaltung des Kursmanuals. Dann können Sie gleich sehen, ob ein Kursleiter flexibel ist und sich an eine Stundenkonzeption halten kann. Eine elegante Lösung ist auch, ein Bewerbungsvideo mit einer mitgeschnittenen Beispielstunde anzufordern.
Der neue Mitarbeiter muss vor Arbeitsbeginn noch in die Technik des Kursraumes (Licht, Anlage, Mikrofon usw.) eingewiesen werden und sollte einen Gesamtüberblick über die Abläufe in allen Abteilungen erhalten – insbesondere zur wichtigen Schnittstelle Trainingsfläche, damit Kunden von dem einen Bereich problemlos in den anderen vermittelt werden.
Tipp: Erstellen Sie einen Laufzettel mit allen wichtigen Punkten und dem jeweiligen Ansprechpartner, so können Sie die Verantwortung für die Einarbeitung an den neuen Mitarbeiter delegieren. Setzen Sie diesbezüglich ein Abgabedatum für die vollständig abgearbeitete Liste fest.

Ständige Beurteilung der Kursleiter

Nach der Erstbeurteilung Ihres neuen Kurstrainers im Auswahlverfahren sollten Sie in regelmässigen Abständen bei Stunden hospitieren. Informieren Sie alle Kursleiter darüber, dass Sie unangemeldet (wenn es Ihnen lieber ist, auch mit einer kurzen Frist vorangemeldet) bei Stunden mitmachen bzw. zuschauen werden, um Qualitätssicherung zu betreiben. Beim Zuschauen kann man viel genauer beurteilen und durch Mitschreiben von Stichworten ein wesentlich besseres Feedback geben als beim Mitmachen. Ihre Mitglieder werden begeistert sein, wenn Sie ihnen erklären, dass Sie zuschauen, um ihnen ein Feedback zu geben und dadurch die Qualität zu halten bzw. zu verbessern. Erklären Sie schon im Vorstellungsgespräch jedem Kursleiter, dass Sie regelmässig hospitieren werden. Loben Sie in diesen Feedbackgesprächen alle positiven Punkte und geben Sie auf angenehme Art Tipps zu Punkten, die noch zu verbessern sind, damit diese Gespräche für Ihre Mitarbeiter nicht unangenehm, sondern förderlich sind.

Bezahlung der Kursleiter

Wollen Sie überdurchschnittlich gute Kursleiter haben, um sich von Mitbewerbern abzuheben, und verlangen Sie mehr Engagement, als in anderen Clubs gefordert wird? Trotzdem möchten Sie nur den in Ihrer Region üblichen Stundensatz oder sogar weniger bezahlen? Klingt das in Ihren Ohren unrealistisch? Ja, denn wenn Sie mehr for- Beidern als Ihre Mitbewerber, sollten Sie auch besser bezahlen oder den Mitarbeiter auf andere Weise (z.B. bezahlte Fortbildungen, bessere Ausstattung des Kursraumes, gute Unterstützung bei der Bewerbung von Kursen, aussergewöhnliches Arbeitsklima) überdurchschnittlich ent- und belohnen.
Ob eine Provision einen Mitarbeiter motiviert oder nicht, ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Aber ein wirklich gerechtes und damit gut funktionierendes Provisionssystem im Kursbereich zu erstellen, kostet viel Zeit. Denn eine hohe Teilnehmerzahl in einem Bauch-Beine-Po-Kurs am Montag um 18 Uhr zu erzielen ist in der Regel wesentlich leichter, als einen gut besuchten Dance-Kurs am Freitagabend um 20 Uhr zu füllen.
Bei der Provisionsberechnung müssten also Kursart, Wochentag und Kursbeginn genauso einfliessen wie Fehlzeiten, Meetingteilnahme und Fortbildungstage. Damit ist aber noch nicht die entscheidende Frage geklärt: Wer erhebt die Teilnehmerzahl? Viele Systeme arbeiten fehlerhaft. Ein guter Einstiegsstundenlohn (abhängig vom Ausbildungsstand und Können des Kursleiters) und gute Arbeit (siehe Auslastungssoll und regelmässige Beurteilungen) rechtfertigen eine Erhöhung des Stundenlohns für einen bestimmten Zeitraum.

Bekanntmachung bestehender Kurse

Woher wissen neue Mitglieder, welche Kurse sie besuchen können? Und wenn sich ein Interessent bei Ihnen anmeldet und nur Kurse machen will, braucht er dann keinen Trainertermin? Will man Mitglieder konsequent und gesundheitlich sicher in ihrem Training begleiten, müssen auch die Kursempfehlungen vom Trainer ausgesprochen werden, der den Trainingsplan erstellt. Jedes Mitglied sollte zusammen mit dem Trainer einen Gesundheitsfragebogen ausfüllen und einen Plan zur Zielerreichung erstellen, auch wenn der Kunde ausschliesslich Kurse besuchen will. Damit ergibt sich die wichtigste und einfachste Methode, die Teilnehmerzahlen gezielt in einzelnen Kursen zu steigern. Der Trainer muss die Kursstatistik genau kennen und die zum Trainingsziel und den Trainingstagen des Mitglieds passenden und am wenigsten ausgelasteten Kurse empfehlen. Die Kursempfehlungen sollten Bestandteil des Trainingsplanes sein – so, wie die Geräteübungen auch. Und wieso arbeiten Sie bei den Einweisungsstunden ins Gerätetraining mit Termin und telefonieren nach, wenn ein Kunde nicht gekommen ist, beim Kursprogramm aber geben Sie nur Empfehlungen? Arbeiten Sie auch in diesem Bereich mit Termin und Nachtelefonat und Ihre Kursteilnehmerzahlen werden steigen!
Mit einer Durchsage kann man jeden Kurs kurz vor Beginn noch mal mit Kurstitel ankündigen und so die spezielle Kursstunde, aber auch den gesamten Kursbereich ins Bewusstsein der Mitglieder rufen. Viel besser als eine pauschale Durchsage ist natürlich eine persönliche Ansprache durch die Mitarbeiter an der Rezeption („Hallo Marie, schön, dass Du da bist, machst Du heute den Bauch-Beine-Po-Kurs bei Ingrid um 18 Uhr mit?“). Motivieren Sie auch alle Kursleiter dazu, vor ihrer Stunde über die gesamte Trainingsfläche zu gehen, sich vorzustellen und alle (für die Kursart in Frage kommenden) Mitglieder zum Kurs einzuladen.

Bewerbung neuer Kurse

Bewerben Sie neue Kurse oder wieder neu startende Kurse immer möglichst auffällig. Sie haben einen neuen Langhantelkurs am Dienstagnachmittag? Lassen Sie z.B. zwei Wochen vor Beginn im ganzen Club kleine beschriftete Hantelstangen aus Fotokarton von der Decke herabhängen, die Ihre Kunden immer wieder an den neuen Kurs erinnern. Und vergessen Sie niemals: Die persönliche Ansprache ist immer noch die wirksamste Werbung. Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter Werbung machen. Häufig ist dies einfacher zu erreichen, wenn Sie Ihre Vorgaben in Zahlen fassen. Motivieren Sie Ihre Trainer, indem Sie sagen: „Bitte informiere in den nächsten zwei Wochen pro Stunde zwei Mitglieder über die Trainingsziele unseres neuen Kurses und trage Interessierte in die Anmeldeliste ein.“

Ausgefallene Kurse und zu volle Kurse

Egal aus welchen Gründen ein Kurs einmal (oder noch schlimmer in kurzer Zeit häufiger) ausfällt, das ist oft der Anfang vom Ende für die betreffende Stunde. Denn Freizeit ist kostbar, und wenn ein Kunde ins Studio kommt und sein Kurs nicht stattfindet, überlegt er sich vor dem nächsten Besuch zweimal, ob er zu diesem Kurs geht oder nicht. Deshalb ist die weit verbreitete Studioregel, einen Kurs nur ab einer bestimmten Teilnehmerzahl stattfinden zu lassen, umstritten. Damit bestraft man die Kunden, die da sind, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass auch diese in der nächsten Woche nicht zum Kurs kommen. Kurse sollten immer stattfinden, unabhängig von der Teilnehmerzahl. Wollen die Mitglieder nicht zu zweit mit dem Kursleiter Aerobic machen, könnte er für sie 30 Minuten Bauch-Beidern ne-Po unterrichten und sie dann noch an den Cardiogeräten betreuen. Nur wenn die Kunden keine Betreuung wünschen darf die Stunde ersatzlos entfallen.
Wenn ein Kurs über längere Zeit sehr wenige Teilnehmer hat, sollten die Gründe dafür gefunden werden. Mögliche Ursachen können sein: falscher Tag, falsche Uhrzeit, falscher Kursinhalt, falsches Level für die in der Zeit anwesenden Mitglieder, unzureichende Bewerbung des Kurses und natürlich kann es auch am Kurstrainer liegen, weshalb Sie umgehend eine Beurteilung dieser Stunde machen sollten. Klären Sie auch mit allen Kursleitern, wer im Krankheits- oder Abwesenheitsfall einen Vertretungstrainer organisiert. Erfahrungen zeigen, dass es gut funktioniert, wenn alle Kursleiter selbst für Ersatz sorgen. Erstellen Sie hierfür eine Vertretungsliste mit allen Kursleitern und Kursarten. Wenn ein Kurs über mehrere Wochen die für den Kursraum maximale Teilnehmerzahl überschreitet sollten Sie schnell reagieren. Verdoppeln Sie den Kurs am gleichen Tag oder führen Sie einen gleichen Kurs an einem anderen Tag zusätzlich ein.

Atmosphäre schaffen

Kurse brauchen auch eine passende Atmosphäre. Arbeiten Sie mit Lichteffekten in den Indoor Cycling-Kursen. Legen Sie keine Kurse mit lauter Musik parallel zu Body & Mind-Kursen und prüfen Sie, dass schon die Ausstattung des Raumes z.B. mit Tüchern und gedämpftem Licht zur Kursart passt. Für Entspannungskurse sollte der Raum beheizbar sein oder es sollten Decken bereitliegen. Selbstverständlich sollte der Kursraum gut zu belüften und die Technik von Anlage und Mikrofon in einwandfreiem Zustand sein.
Sie sollten die Anzahl der Mitarbeiter dieses Bereiches mit der aus den anderen Bereichen vergleichen. Häufig bilden die Kursleiter den grössten Teil der Studiomitarbeiter. Wenn Sie gleichzeitig prüfen, wie viel Arbeitszeit Sie für diesen Bereich im Vergleich zu den anderen investieren, bekommen Sie oft schon die Antwort auf die Frage, warum es im Kursbereich nicht gut läuft. Eva Rohr